Wcześniejsze informacje o KSDO – zachęcamy do zapoznania się:
Teraz chcemy Państwu przedstawić przebieg sesji egzaminacyjnej w oparciu o korzystanie z systemu SIOEO, który jest modułem KSDO i który od roku szkolnego 2018/2019 wspiera egzaminy: ponad 1,6 miliona egzaminów ósmoklasistów i od 2020/2021 ponad 1,37 miliona egzaminów maturalnych. System ten zapewnił pełną obsługę ogólnych egzaminów zewnętrznych, jednakową w całym kraju. Zarówno ósmoklasiści jak i maturzyści poznali wyniki egzaminów w ten sam sposób, w tym samym czasie.
Egzaminowanie to proces
Organizacja i przygotowanie egzaminu to proces bardzo złożony i rozłożony w czasie. KSDO i jego moduły to rozległy system, w których przetwarzane są dane szkół, uczniów, egzaminatorów. Proces organizacji egzaminu obejmuje następujące elementy: zbieranie danych o szkołach, zbieranie danych o zdających i deklaracjach, zbieranie danych o sposobie dostosowania form i warunków egzaminu zdającym, szkolenie kandydatów na egzaminatorów, zamówienie materiałów egzaminacyjnych, przeprowadzenie egzaminów, generowanie dokumentacji egzaminacyjnej, przetwarzanie wyników, weryfikacja wyników, generowanie i drukowanie zaświadczeń, świadectw i aneksów, przygotowanie zestawień wyników i sprawozdań z przeprowadzonych egzaminów.
W SIOEO jest możliwość drukowania danych dostępowych dla zdających, składania różnorodnych wniosków (zwolnienie ucznia z egzaminu, wniosek o dodatkowy termin), importowania danych osobowych zdających z SIO bez konieczności powtórnego ich wprowadzania.
Dyrektorzy szkół elektronicznie tworzą listy zdających egzamin w swojej szkole, uwzględniając w systemie dostosowania zdających, informację o laureatach i finalistach olimpiad. Jednym kliknięciem przypisują zdających do poszczególnych sal, sprawdzają wniesione opłaty (dotyczy trzeciego i kolejnego podejścia do egzaminu maturalnego), zgodność danych z tymi, które znajdują się w okręgowej komisji egzaminacyjnej.
Ujednolicenie dokumentacji egzaminacyjnej było jednym z głównych celów projektu, co umożliwiło odciążenie dyrektorów szkół od wielokrotnego wprowadzania tych samych danych znajdujących się w różnych miejscach, łatwe sprawdzenie poprawności danych i jeżeli zachodzi taka potrzeba, szybką ich poprawę i weryfikację. Dzięki temu dyrektorzy szkół, w których przeprowadzane są egzaminy, sprawy związane z ich przeprowadzeniem i przebiegiem generują na bieżąco w systemie. Tym samym OKE ma bezpośredni wgląd i dostęp do generowanych wniosków, co bardzo usprawnia komunikację pomiędzy szkołą a OKE.
W procesie przeprowadzania egzaminów jest kilka szczególnie istotnych etapów, które chcielibyśmy Państwu przybliżyć.
Zgłaszanie deklaracji do egzaminów
Każdy zdający egzamin maturalny może złożyć deklarację w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej – to tak zwana e-deklaracja. Przed wprowadzeniem KSDO a ściślej komponentu Zintegrowanego Interfejsu Użytkownika (ZIU), każdy uczeń chcąc przystąpić do zdawania egzaminu maturalnego wypełniał deklarację w wersji papierowej. Deklaracje przekazywane były dyrektorowi szkoły do akceptacji, a następnie wszystkie dane z deklaracji były wprowadzane przez dyrektora do systemu informatycznego danej okręgowej komisji. Absorbowało to czas i zaangażowanie dyrektorów szkół.
We wrześniu 2021 r. została wprowadzona możliwość złożenia e–deklaracji przystąpienia do egzaminu maturalnego. Odtąd każdy zdający może samodzielnie wypełnić w systemie deklarację maturalną. Każda zmiana może być wprowadzona bezpośrednio przez zdającego poprzez ZIU. Dodatkowo zdający logując się do ZIU może sprawdzić swoje opłaty za egzamin maturalny, jeżeli go obowiązują.
Pierwszy kontakt zdającego z systemem odbywa się w chwili, gdy otrzymuje od dyrektora szkoły dane niezbędne do logowania: hasło i login użytkownika. Do systemu można zalogować się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu czy bankowości elektronicznej. Do logowania służy strona https://ziu.gov.pl.
Po zalogowaniu do ZIU uczeń klasy maturalnej lub absolwent z lat wcześniejszych, który planuje przystąpić do zdawania egzaminu maturalnego, wskazuje obowiązkowe i nieobowiązkowe przedmioty, które będzie zdawał na egzaminie pisemnym i ustnym. Po wprowadzeniu danych wysyła e-deklarację do akceptacji do dyrektora szkoły. Zdający ma również możliwość zmiany w dokonanym wyborze przedmiotów lub całkowitej rezygnacji z przystąpienia do egzaminu. Wprowadzone rozwiązanie znacznie ograniczyło czas potrzebny do złożenia deklaracji oraz wyeliminowało ryzyko popełnienia błędów – zdający ma w każdej chwili możliwość sprawdzenia swojej e-deklaracji oraz wskazanych wyborów.
Od początku istnienia systemu w ZIU wygenerowano konta dla ponad 4,12 miliona zdających.
Przyjęcie deklaracji złożonej przez zdającego
Obsługa e-deklaracji przez dyrektorów szkół możliwa jest w systemie SIOEO (System Informatyczny Obsługujący Egzaminy Ogólnokształcące). SIOEO został stworzony dla dyrektorów szkół, egzaminatorów, JST, pracowników okręgowych komisji egzaminacyjnych i Centralnej Komisji Egzaminacyjnej. W SIOEO gromadzone są dane związane z organizacją egzaminów, ich przebiegiem, ocenianiem i publikacją wyników.
W ramach systemu przetwarzane są dane dotyczące szkół i zdających, w tym dane dotyczące egzaminu ósmoklasisty, maturalnego i eksternistycznego. System SIOEO umożliwia komunikację i przepływ informacji pomiędzy OKE i dyrektorami szkół, przetwarzanie i publikowanie wyników egzaminów, generowanie elektronicznej dokumentacji egzaminacyjnej, obsługę e-deklaracji maturalnej a na koniec druk zaświadczeń, świadectw, odpisów i duplikatów. Aby dyrektor szkoły przyjął w SIOEO e-deklarację złożoną przez zdającego w systemie ZIU należy wejść w zakładkę Zdający/Zgłaszanie zdających w oddziałach, kolejnym krokiem będzie przejście do szczegółów z danymi zgłaszającego. W zakładce Deklaracja należy kliknąć „Przyjmij e-deklarację”.
Zamówienie materiałów egzaminacyjnych
Na podstawie złożonych deklaracji maturalnych i danych o salach egzaminacyjnych wprowadzonych przez dyrektora szkoły, wyliczane jest zestawienie materiałów egzaminacyjnych dla szkoły. W SIOEO dyrektor szkoły ma możliwość sprawdzenia stanu zamówienia materiałów w zakładce Organizacja egzaminu/Zestawienie materiałów egzaminacyjnych. Liczba generowana jest dynamicznie na podstawie wprowadzonych danych zdających egzamin, wprowadzonych dostosowań zdających oraz przypisania zdających do sal w szkole. Podobnie proces ten przebiega w przypadku egzaminu ósmoklasisty. W zakładce Organizacja egzaminu/Zestawienie materiałów egzaminacyjnych dyrektor szkoły ma możliwość podglądu zestawienia materiałów egzaminacyjnych, w tym typu arkusza podczas odpowiedniego egzaminu.
Dokumentacja, w tym protokoły zbiorcze z sesji
Po zakończeniu danego egzaminu i skompletowaniu wszystkich materiałów egzaminacyjnych dyrektor szkoły zobowiązany jest do wypełnienia Protokołu zbiorczego. Dyrektor szkoły generuje Protokół w systemie SIOEO. Formularz Protokołu zbiorczego, zarówno w przypadku egzaminu ósmoklasisty jak i egzaminu maturalnego zawiera kilkanaście punktów, i jest podzielony na 4 etapy. Na koniec każdego etapu należy kliknąć w przycisk „Zapisz” i przejść dalej aż do zakończenia, zapisania i złożenia Protokołu w systemie. Wyjście z formularza w każdym etapie nie powoduje utraty danych, jeżeli zostały one zapisane na danym etapie/etapach. W systemie SIOEO jest możliwość zapisania, wygenerowania, wydrukowania i złożenia Protokołu.
Publikacja wyników
Przed wprowadzeniem KSDO i ZIU każda okręgowa komisja egzaminacyjna publikowała wyniki egzaminów w swoich systemach w różny sposób. Obecnie wszystkie wyniki z egzaminów ogólnych, z całą szczegółową punktacją uzyskaną za poszczególne zadania, publikowane są w całym kraju za pomocą jednego systemu, według tych samych standardów. Każdy zdający sprawdza wyniki swoich egzaminów (ósmoklasisty, maturalnego i eksternistycznego) za pomocą ZIU. Podczas ostatniej publikacji wyników egzaminu ósmoklasisty i egzaminu maturalnego w szczytowym momencie w tym samym czasie do systemu ZIU logowało się po kilkadziesiąt tysięcy osób.
Zbiór instrukcji dla użytkowników SIOEO
****
Podsumowanie liczbowe
1. W systemie SIOEO udało się zintegrować kilkadziesiąt baz danych ze wszystkich komisji egzaminacyjnych w jeden system.
2. Poprzez to zostały zmigrowane dane i wyniki wszystkich zdających egzaminy eksternistyczne (prawie 18 tysięcy zdających) oraz zdających egzamin maturalny od 2005 roku (prawie 6,4 miliona zdających).
3. Zmigrowano również historyczne wyniki sprawdzianu po klasie szóstej, tj. wyniki 3,8 miliona zdających oraz wyniki egzaminów gimnazjalnych – wyniki 4,7 miliona zdających.
4. W sumie razem z egzaminem ósmoklasisty w SIOEO jest już prawie 135 milionów wyników ze wszystkich egzaminów. Z SIOEO korzysta blisko 70 tysięcy użytkowników z całego kraju.
ZIU i SIOEO są komponentami KSDO – Krajowego Systemu Danych Oświatowych. Krajowy System Danych Oświatowych w obecnym kształcie powstał dzięki wsparciu środków Unii Europejskiej, a jego rozwój jest finansowany z programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (2021-2027).
