System Baza Wypoczynku jest dostępny pod adresem wypoczynek.men.gov.pl.
Organizator kolonii lub obozu zgłasza wyjazd do właściwego, ze względu na siedzibę organizatora, kuratorium oświaty. W związku z wprowadzeniem możliwości podpisywania przez obywateli dokumentów elektronicznie, komunikacja między organizatorem wypoczynku a kuratorem, może odbywać się tylko w obrębie systemu – podpis zgłoszenia wypoczynku kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dodatkowo dzięki dostępowi do bazy zgłoszeń, wizytatorzy mają możliwość kontrolować miejsca wypoczynku dzieci i młodzieży. Podobne kontrole mogą przeprowadzić także komendy powiatowe (miejskie) Państwowej Straży Pożarnej oraz Państwowa Inspekcja Sanitarna. Jednocześnie Baza Wypoczynku oferuje rodzicom dzieci weryfikację wiarygodności organizatora wypoczynku.
Rezultaty istnienia Bazy Wypoczynku to m.in.:
- ułatwienie organizatorom procedowania zgłaszania wypoczynku do kuratorów oświaty (skrócenie czasu rejestracji organizatora wypoczynku i wypełniania formularza – ograniczenie informacji do najważniejszych danych),
- ujednolicenie procedur zgłaszania wypoczynku i weryfikacji zgłoszeń wypoczynku w całym kraju,
- poprawa jakości i zwiększenie bezpieczeństwa dzieci i młodzieży podczas wypoczynku w czasie ferii letnich i zimowych,
- zwiększenie dostępności do informacji o wypoczynku w kraju i zagranicą dla wszystkich zainteresowanych osób.